Office Coordinator/Team Assistenz (m/w/d)

Unser Office ist der Ort, an dem wir arbeiten, uns begegnen, neue Kolleg*innen begrüßen und Kultur im Alltag spürbar wird. Du sorgst dafür, dass dieser Ort durch die Zusammenarbeit aller verlässlich funktioniert, einlädt und mit uns wächst.

Kreative Ideen und Kulturformate lässt du gemeinsam mit People & Culture entstehen. Deine Stärke liegt vor allem in der Umsetzung: Du übersetzt Ideen in klare Abläufe, Standards und Routinen, setzt sie gewissenhaft um und kommunizierst freundlich, aber verbindlich – auch dann, wenn es mal unbequem ist. Du verstehst dich nicht als klassische*r Feel-Good-Manager*in, sondern als pragmatische Person mit Herz und mit einem guten Gespür für Menschen.

Dein Impact ist direkt: Dank dir läuft es für ca. 50 Mitarbeitende einfach rund – jeden Tag.

Dein Beitrag im und für das Team

• Als zentrale Anlaufstelle fürs Team und externe Partner (Dienstleister, Vermieter, Handwerker) sorgst du für klare Kommunikation, gutes Erwartungsmanagement, empfängst Besucher*innen, betreust die zentrale Telefonleitung und stellst einen professionellen, herzlichen „ersten Eindruck“ sicher.

• Den Büroalltag hältst du stabil und vorausschauend am Laufen: Post, Bestellungen (z. B. Obst, Kaffee, Materialien), Inventar/Lager sowie die Basics rund um Küche, Meetingräume und Ordnung.

• Du schaffst Struktur statt alles selbst zu machen indem du alltagstaugliche Standards und Routinen etablierst, sie freundlich und verbindlich kommunizierst und so die Mitverantwortung im Team in den Büroräumen, im Lager und in gemeinsamen Bereichen stärkst.

• Dabei steuerst du Facility- und Infrastrukturthemen eigenständig: Wartungen und Instandhaltungen erkennst und koordinierst du zuverlässig.

• Office-Projekte setzt du pragmatisch um (z. B. Möbel, Ausstattung, Optimierungen, Umstellungen/Umzug) und machst Verbesserungen sichtbar.

• Kultur-Basics werden durch dich verlässlich: von Welcome Lunch über Schlüssel/Zugänge bis zu internen Formaten (z. B. Swabian Meet) und Team-Events gemeinsam mit People & Culture.

• Als Sicherheitsbeauftragte*r koordinierst du Arbeitssicherheits-Basics gemeinsam mit der externen Fachkraft und der Geschäftsführung (Termine, Dokumentation, Fristen, Maßnahmen-Nachverfolgung).

Du hast Lust auf diese Aufgabe und bringst die Skills mit? Dann bewirb dich!

Was uns noch wichtig ist:

• Eine abgeschlossene Ausbildung, zum Beispiel als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Industriekauffrau/Industriekaufmann, Hotelfachfrau/Hotelfachmann, sowie Quereinsteiger*innen mit passender Erfahrung sind willkommen.

• Deutsch und Englisch sprichst du fließend, denn deine Ansprechpartner sprechen oft nur Deutsch und Englisch ist unsere Unternehmenssprache.

• Du hast ein gutes Verständnis für IT und Google Workspace und Trello sind keine Herausforderung (Personio ist ein Plus).

Was für dich den Unterschied macht

Bei uns arbeitest du in einem wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen. Du gestaltest deine Arbeitszeit flexibel im Rahmen der Aufgaben, damit dein Alltag gut planbar bleibt und das Office gleichzeitig zuverlässig läuft.

Wichtig für die Rolle: Wir brauchen dich überwiegend vor Ort in Stuttgart, weil du als zentrale Ansprechperson im Office wirklich Wirkung entfaltest. In der Regel ist ein Tag Homeoffice pro Woche möglich. Dazu kommen 30 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge, Bike-Leasing und eigene Parkplätze – plus Kaffee und Obst für den Alltag.

Du erhältst ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das sich am regionalen Markt und an etablierten Standards vergleichbarer Industrieunternehmen orientiert.
Uns ist ein gutes Miteinander wichtig: Wir treffen uns monatlich als Team, organisieren gemeinsame Events und arbeiten in einem modernen Office mit guter Ausstattung und einem großen Pausenbereich zum Durchatmen. Wenn du dich weiterentwickeln möchtest, unterstützen wir dich mit internen Trainings sowie Sprach- und passenden Fachkursen, die dich in deiner Rolle wirklich voranbringen.

Entdecke unsere Unternehmens-Benefits

Flexible Arbeitszeiten
Freu dich über flexible Arbeitszeiten, die dir helfen, Beruf und Privatleben gut miteinander zu vereinbaren, und schaffe so die besten Voraussetzungen für Produktivität und Zufriedenheit.

Teamkultur & gemeinsame Events
Uns ist nicht nur die Zusammenarbeit wichtig, sondern auch das Miteinander. Deshalb gibt es bei Swabian Instruments monatliche Get-togethers, Teamtage, ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier und immer wieder spontane Treffen – zum Beispiel auf eine Runde Tischkicker.

Individuelles Training

Unser Ansatz für individuelles Training richtet sich nach deinen persönlichen Bedürfnissen, um deine Fähigkeiten gezielt weiterzuentwickeln und dein berufliches Wachstum zu fördern. Bei Swabian Instruments legen wir großen Wert auf deine persönliche Entwicklung, damit du dein volles Potenzial entfalten kannst.

Sprachkurse
Wir unterstützen dich beim Sprachenlernen, damit du dich in unserem internationalen Umfeld sicher und erfolgreich bewegen kannst. Die Kosten für Deutsch- und Englischkurse übernehmen wir für unsere Mitarbeitenden.

Obst & Kaffee

Freu dich auf frisches Obst und hochwertigen Kaffee, damit du bei Swabian Instruments gut durch den Tag kommst. Dafür stehen dir eine hochwertige Espressomaschine und lokal geröstete Kaffeebohnen zur Verfügung.

Modernste Ausstattung
Arbeite mit modernster Ausstattung, darunter höhenverstellbare Schreibtische und klimatisierte Büroräume. Bei Swabian Instruments sorgen wir für einen komfortablen und ergonomischen Arbeitsplatz, der produktives Arbeiten unterstützt.

Bike Leasing

Nutze unser Bike-Leasing-Angebot über Gehaltsumwandlung in Zusammenarbeit mit einem führenden Anbieter.

Betriebliche Altersvorsorge

Stärke deine finanzielle Zukunft mit unserer betrieblichen Altersvorsorge. Swabian Instruments bezuschusst deine Beiträge mit bis zu 20 % und unterstützt dich so bei deiner langfristigen Absicherung.

Parkplätze

Nutze die kostenlosen Parkplätze von Swabian Instruments. So wird dein Arbeitsweg unkompliziert und komfortabel.